Uns haben erste Anfragen zum Thema E-Rechnung ab 2025 erreicht. Mit dieser EU-Vorgabe ändert sich der Empfang und Versand von Rechnungen und die neue Richtlinie bedeutet für jedes Unternehmen gewisse Maßnahmen und Umstellungen. Mit diesem Artikel möchten wir unsere Geschäftskunden vorab dazu informieren.

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Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen können. Diese neue Regelung ist Teil einer EU-weiten Initiative zur Digitalisierung und Vereinfachung der Umsatzsteuer-Meldungen. Aber was bedeutet das genau für Ihr Unternehmen?

Wir starten mit folgender Frage: Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Rechnungen müssen E-Rechnungen in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden.

Ab 2025 ändert sich die Definition einer E-Rechnung. Eine klassisch per E-Mail verschickte PDF-Rechnung gilt ab Januar als sog. „sonstige Rechnung“ und entspricht nicht mehr der EU-Norm 16931.

Die Vorteile der neuen E-Rechnung sind:

• Effizienz: E-Rechnungen können automatisch verarbeitet werden, was den manuellen Aufwand reduziert und Fehler minimiert.
• Schnelligkeit: Der Versand und Empfang von E-Rechnungen erfolgt in Echtzeit, was den Zahlungsprozess beschleunigt.
• Nachhaltigkeit: Durch den Verzicht auf Papier wird die Umwelt geschont.

Ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein eine E-Rechnung empfangen zu können. Dieses ist einfach zu bewerkstelligen und dazu empfiehlt sich bereits heute schon ein separates Postfach wie rechnung@ oder buchhaltung@firma.de. 

Wichtig zu wissen ist, dass die Unternehmen keinen Anspruch auf eine klassische PDF-Rechnung während der Übergangsfrist haben. Hat der Lieferant z.B. die IT-Systeme bereits auf E-Rechnung umgestellt, muss der Empfänger entsprechend reagieren. 

Während der Übergangsfrist werden die Hersteller von Warenwirtschaftssysteme wie z.B. SAP, Lexware Ihre Systeme umstellen, sodass der Versand von E-Rechnungen ermöglicht wird. 

Übergangsfristen bis 2028

Je nach Unternehmensumsatz gilt die Übergangsfrist 2 bis 3 Jahre. Ab 2028 gilt die neue E-Rechnung für ALLE Unternehmen.

Bildquelle: ihk.de

Die gebliebene Bedeutung einer Archivierungslösung

Mit der Einführung der E-Rechnung gewinnt die Bedeutung einer rechtssicheren E-Mail Archivierung nochmals an Bedeutung. Sofern die E-Rechnungen in Form von XML-Dateien über E-Mail transferiert werden schreibt der Gesetzgeber eine lückenlose und revisionssichere Archivierung vor. Vorteile:

• Rechtssicherheit: Elektronische Archivierungslösungen erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und sorgen dafür, dass Ihre Rechnungen revisionssicher gespeichert werden.
• Zugänglichkeit: Alle Rechnungen sind jederzeit und von überall aus abrufbar, was die Verwaltung und Kontrolle erleichtert.
• Kostenersparnis: Durch die Reduzierung von Papier- und Lagerkosten sparen Sie langfristig Geld.
• Cloud-Archivierung möglich: direkt archivieren ohne zusätzliche lokale Systemressourcen.

Bei gezielten individuellen Rückfragen dazu beraten wir natürlich gerne. Sprechen Sie uns einfach an.

Ab sofort bietet unser langjähriger Partner für moderne Cloud-Telefonie Plactel auch eigene moderne Internetanschlüsse auf Basis der T-COM an. Neben DSL (ab 50 MBit) steht auch Glasfaser mit bis zu 500 MBit zur Verfügung. 

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Gerne führen wir für Sie jederzeit eine Verfügbarkeitsprüfung durch und ermitteln auch kostenfrei ein mögliches Einsparpotential. DSL bereits ab 49,90 € inkl. fester IP und Profi-Hardware.

Wir freuen uns Sie auf unserer neuen Website begrüßen zu können. In den letzten Wochen haben wir intensiv an unserem neuen Internetauftritt gefeilt und möchten Ihnen unser Unternehmen, Leistungen und Lösungen noch besser vorstellen. Ebenso wird unser Blog regelmäßig aktualisiert, um Sie stets über aktuelle Entwicklungen im IT Bereich, aktuelle cyber-Gefahren/Sicherheitsthemen, Updates von cybite und Weiteres zu informieren. 

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Auch unser Support Bereich wurde erweitert.  Wir stellen ab sofort die gängigsten Downloads direkt über unseren Server zur Verfügung. Unser Produktportfolio hat sich in den letzten Monaten erweitert. Dabei setzen wir ausschließlich auf markterprobte und nachhaltige IT-Lösungen.

Werfen Sie gerne einen Blick auf:

- e-Mail-Security (ein zusätzlicher Spam und Virenschutz für ein- und auch ausgehende e-Mails)

- Placetel Connect (unser günstiger Internetprovider für DSL und Glasfasermit dem Fokus auf Cloud-Telefonie)

- Updates und AV-Lösung (eine moderne Softwarelösung für das automatische Updaten/Patchen von IT-Systemen)

Bereits seit über 10 Jahren sind wir zertifizierter Mailstore-Partner und haben bei vielen unserer Kunden eine rechtssichere E-Mail-Archivierung auf den vorhandenen Servern eingerichtet.  Ab sofort bieten wir diesen Dienst auch für Einzelpostfächer an. Es wird keine lokale Hardware und Installation benötigt. 

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